Factura electrónica

Para poder generar facturas electrónicas, es necesario estar conectado a Internet. El sistema de facturación (Lázaro en este caso) debe solicitar a la AFIP, a través de Internet, una autorización para emitir cada factura. La AFIP autoriza la emisión de la factura y otorga un código de autorización (CAE).

Ventajas

Las facturas electrónicas normalmente se guardan en un archivo PDF. Las facturas electrónicas no necesitan talonario preimpreso ni papel especial. Se pueden imprimir en hoja común o -mejor aún- no es necesario imprimirlas (se las puede enviar por correo electrónico al cliente).

Procedimiento para hacer una factura electrónica en Lázaro

  1. Se confecciona la factura en Lázaro normalmente y se manda a imprimir.
  2. Si el punto de venta es electrónico, Lázaro, en lugar de imprimir la factura, genera una factura electrónica en un archivo PDF.
    • Para poder generar este archivo PDF, Lázaro solicita a la AFIP autorización a través de Internet. La solicitud se hace al momento de generar cada factura.
    • La AFIP verifica los datos y otorga un código de autorización (CAE).
    • Lázaro incluye el CAE en el archivo PDF generado.
  3. Se puede enviar el archivo PDF por email o imprimirlo en hoja común.

La parte más compleja de la facturación electrónica es la preparación previa. Antes de poder generar facturas electrónicas debe realizar gestiones administrativas en la página de la AFIP y debe realizar la configuración de su sistema informático.

Antes de comenzar, ingrese en las preferencias del programa y asegúrese de que los siguientes datos son correctos:

  • Número de CUIT
  • Condición IVA
  • Número de inscripción en ingresos brutos
  • Fecha de inicio de actividades
  • Logotipo (formato JPEG, dimensiones 7.5 x 2.5 cm)

Descripción del proceso

Para poder generar facturas electrónicas a través de Internet es necesario contar con un certificado digital firmado digitalmente por la AFIP. El emisión de un certificado digital y la firma digital de la AFIP son procedimientos totalmente electrónicos, y no tienen ninguna relación con certificados de papel o firmas manuscritas.

Este documento pretende asistir al usuario en la generación del certificado digital sin entrar en detalles técnicos.

Paso a paso

A continuación, se describen uno a uno los detalles de los siguientes pasos necesarios para obtener el certificado digital y configurar Lázaro para emitir facturas electrónicas:

  • Generar una clave privada.
  • Generar una solicitud de firma de certificado (CSR).
  • Subir la CSR a la página de la AFIP.
  • Obtener el certificado desde la página de la AFIP.
  • Usar el certificado y la clave privada para generar un archivo PKCS 12 (P12).
  • Guardar los archivos en un lugar seguro.
  • Gestiones administrativas adicionales en la página de la AFIP.
  • Configurar el punto de venta en Lázaro.

Ejecutar el siguiente comando:

openssl genrsa -out razonsocial.prv 2048

En adelante, se llamará a este archivo “clave privada” y se asume que tiene la extensión “.prv”.

Ejecutar los siguientes comando:

set OPENSSL_CONF=(carpeta actual)\openssl.cnf

openssl req -new -key razonsocial.prv -subj "/C=AR/O=Razon Social/CN=Lazaro Gestion/serialNumber=CUIT 20123456789" -out razonsocial.csr

Debemos ingresar la razón social de la empresa tal cual figura en la consulta de inscripción en AFIP.

En adelante, se llamará a este archivo "CSR" y se asume que tiene la extensión ".csr".

  1. Ingresar en la página de la AFIP con clave fiscal.
  2. Ingresar en “Administración de Certificados Digitales”. Si “Administración de Certificados Digitales” no está habilitado, debe habilitarlo previamente:
  3. Ingresar en “Administrador de Relaciones de Clave Fiscal”
    • Nueva relación.
    • Buscar.
    • Seleccionar AFIP, Servicios interactivos, Administración de Certificados Digitales.
    • Buscar.
    • Ingresar CUIT del representante.
    • Confirmar.
      • Se puede repetir para un usuario externo.
      • Si es una persona física, ésta deberá autorizarse a sí mismo.
  4. Seleccionar contribuyente (si hay más de uno).
  5. Agregar alias llamado “Lazaro - Certificado de facturacion”.
  6. Subir el archivo CSR generado en el paso 2.
  • Ingresar en la página de AFIP con clave fiscal.
  • Ingresar en “Administración de Certificados Digitales”.
  • Seleccionar “Ver” en el certificado “Lazaro - Certificado de facturacion”.
  • Descargar el certificado y guardarlo como razonsocial.crt.
  • En adelante, se llamará a este archivo “certificado” y se asume que tiene la extensión “.crt”.

Este paso consiste en combinar el certificado digital firmado por la AFIP (CRT) y la clave privada del contribuyente en un archivo llamado P12. Este archivo P12 es el resultado final de este procedimiento.

Ejecutar el siguiente comando:

openssl pkcs12 -export -in razonsocial.crt -inkey razonsocial.prv -out razonsocial.p12

En adelante, se llamará a este archivo “P12” y se asume que tiene la extensión “.p12”.

El archivo P12 es la credencial o “llave” que utilizará Lázaro para solicitar autorización para generar facturas electrónicas. Es necesario copiar el archivo P12 a todos los equipos o computadoras desde los cuales se quieran emitir facturas electrónicas.

El resto de los archivos generados durante este procedimiento (.crt, .prv y .csr) deben ser guardados en un lugar seguro, en una carpeta que no sea accesible públicamente.

Adherir servicio web de factura electrónica

  • Ingresar en la página de la AFIP con clave fiscal.
  • Ingresar a “Administración de Relaciones de Clave Fiscal”
  • Nueva relación
    • En “Servicio”, buscar: AFIP → Web services → Factura Electrónica
    • En representante, computador, seleccionar: “Lazaro - Certificado de facturación”.

Crear un punto de venta

La facturación electrónica debe tener un punto de venta diferente al de otros sistemas. Por ejemplo, si su talonario de facturas inicia en “0001-00000001”, la facturación electrónica podrá iniciar en “0002-00000001”.

Para generar un nuevo punto de venta (por ejemplo el 2), debe seguir estos pasos.

  • Ingresar en la página de la AFIP con clave fiscal.
  • Ingresar a “Administración de puntos de venta y domicilios” (si la opción no está presente, debe adherir el servicio con el “Administrador de relaciones”).
  • Seleccionar “Agregar”.
    • Ingresar el número del nuevo punto de venta (en este caso “2”).
    • Ingresar el nombre de fantasía.
    • En “Tipo”, seleccionar: “RECE para aplicativo y web services” o “Factura electrónica Monotributo web services” (sólo aparece uno de los dos, según la situación tributaria del contribuyente).
    • Seleccionar el domicilio de facturación.

El punto de venta creado en la AFIP en el paso 7 debe ser configurado en Lázaro.

  • En el menú “Comprobantes”, submenú “Tablas”, seleccionar “Puntos de venta”.
  • Seleccionar la opción “Crear”.
  • En “Punto de venta”, escribir el número de punto de venta creado en AFIP.
  • En “Tipo” seleccionar “Electrónico AFIP”.
  • Completar el resto de los datos si corresponde.
  • Guardar.

Al guardar, Lázaro solicitará el archivo P12. Aquí debe proporcionar el archivo P12 generado en el paso 5. Ubicación del archivo P12

Lázaro guarda el archivo P12 proporcionado en la carpeta “Documentos\Lázaro\Razón Social\AFIP\Certificado.p12”.

Al crear o editar un punto de venta de factura electrónica, Lázaro solicitará el archivo P12 y lo guarda en la ubicación mencionada del equipo.

Instalar el archivo P12 en varios equipos

Sólo se pueden emitir facturas electrónicas en los equipos que tienen instalado el archivo P12. Puede instalar el archivo P12 en tantos equipos como sea necesario.

Para instalar el archivo P12 en un equipo que no lo tiene, tiene dos opciones:

  • Copiar el archivo P12 en la ubicación y con el nombre mencionados anteriormente (Documentos\Lázaro\Razón Social\AFIP\Certificado.p12”).
  • Utilizar Lázaro para editar el punto de venta electrónico (menú Comprobantes → Tablas → Puntos de venta) y al guardar Lázaro solicitará el archivo P12.